Ein Mieterwechsel ist kein einfacher Austausch von Schlüsseln. Wenn du als Vermieter nicht strukturiert vorgehst, kostet dich das Zeit, Geld und Nerven. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln erleben 23 Prozent der Vermieter rechtliche Probleme - meist wegen unvollständiger Dokumentation. Der durchschnittliche Leerstand nach einem Mieterwechsel beträgt 3,2 Monate. Das sind über 2.100 Euro an verlorenen Mieteinnahmen. Doch es gibt einen Weg, das zu verhindern: eine klare, schrittweise Checkliste.
Starte früh - nicht erst, wenn der Mieter auszieht
Viele Vermieter warten, bis der Mieter kündigt. Das ist ein Fehler. Du solltest spätestens drei bis vier Monate vor dem geplanten Auszug beginnen. Warum? Weil die Suche nach einem neuen Mieter Zeit braucht. Experten wie Samuel Baumgartner von Fairwalter empfehlen: schreibe die Wohnung mindestens sechs Wochen vor dem Auszug aus. Wer das tut, reduziert die Leerstandszeit von durchschnittlich 3,2 auf nur 1,4 Monate. Das ist kein Luxus - das ist Business.Du musst nicht sofort eine neue Anzeige schalten. Aber du solltest den Zustand der Wohnung jetzt dokumentieren. Fotografiere alles: Boden, Wände, Fenster, Heizkörper. Speichere die Bilder mit Datum und Raumbezeichnung. Diese Fotos werden später dein bester Beweis - wenn es um Schäden geht.
Die Vorabnahme: Dein Geheimwaffe gegen Streitigkeiten
Ein bis zwei Monate vor dem Auszugstermin vereinbare eine Vorabnahme mit dem aktuellen Mieter. Das ist kein formeller Rundgang - das ist eine klare Absprache. Gehe gemeinsam durch die Wohnung und notiere, was noch gemacht werden muss. Ist die Küche sauber genug? Sind die Bohrlöcher in der Wand gefüllt? Ist der Abfluss im Bad verstopft?Die meisten Mieter wollen ihre Kaution zurückbekommen. Wenn du ihnen jetzt sagst: „Der Herd hat verkrustete Ränder - das ist keine normale Abnutzung“, dann haben sie die Chance, das noch zu beheben. Das spart dir später Zeit und Geld. Laut einem Vermieterforum auf ImmobilienScout24 haben 68 Prozent der Vermieter, die eine Vorabnahme machen, innerhalb von zwei Wochen einen neuen Mieter - bei denen, die das nicht tun, sind es nur 32 Prozent.
Wichtig: Schreibe alles auf. Nicht „Küche unsauber“, sondern „Fettflecken auf Herdplatten, verkrusteter Backofen, Fettrest im Dunstabzug“. Je konkreter, desto besser. Ein Mieter, der weiß, was er tun muss, wird es auch tun.
Der Auszugstag: Der entscheidende Moment
Am Tag des Auszugs kommt es zur Abschlussübergabe. Das ist der Moment, in dem du deine Checkliste in Kraft setzt. Und ja - du brauchst eine Checkliste. Nicht eine aus dem Internet, sondern eine, die du selbst erstellt hast und die alle wichtigen Punkte abdeckt.Die Übergabe dauert mindestens 90 Minuten. Mach sie bei Tageslicht. Prüfe jeden Quadratmeter. Hier ist, was du unbedingt kontrollieren musst:
- Wände und Decken: Risse, Flecken, Bohrlöcher? Beschreibe exakt: „Bohrloch in Wohnzimmerwand, Durchmesser 8 mm, Position 2 m links vom Fenster.“
- Böden: Kratzer auf Laminat? Abgeplatzter Teppich? Kein „Boden beschädigt“ - sag, wo, wie groß und wie tief.
- Fenster und Türen: Funktionieren die Griffe? Sind die Dichtungen intakt? Ist das Schloss kaputt?
- Sanitär: Tropft der Wasserhahn? Läuft die Toilette? Ist der Abfluss im Bad verstopft? Ist die Duschwanne schmutzig?
- Heizkörper: Funktionieren alle? Sind sie beschädigt? Sind die Thermostate vorhanden?
- Zählerstände: Strom, Wasser, Gas - alle müssen gemeinsam mit dem Mieter abgelesen und unterschrieben werden. 42 Prozent aller Streitigkeiten entstehen durch falsche Zählerablesungen.
- Schlüssel: Wie viele hast du bekommen? Wie viele wurden zurückgegeben? Ein Nachschlüssel zu wenig? Das ist ein Problem.
Und vergiss nicht: Die Wohnung muss besenrein übergeben werden. Das bedeutet: gefegte Böden, saubere Fenster, hygienisch einwandfreie Küche und Bad, leere Abflüsse. Kein Kaffeesatz im Filter, kein Fett in der Spüle, kein Schmutz im Kühlschrank. Wenn das nicht stimmt, dokumentiere es - mit Fotos und Text.
Dokumentation: Dein rechtlicher Schutz
Ein Übergabeprotokoll ist nicht optional. Es ist gesetzlich erforderlich. Und es muss mehr sein als ein Zettel mit zwei Unterschriften. Es muss:- Das genaue Datum der Übergabe enthalten
- Die vollständigen Namen von Mieter und Vermieter
- Eine detaillierte, ortsspezifische Beschreibung aller Mängel
- Die abgelesenen Zählerstände mit Unterschrift
- Die Anzahl der zurückgegebenen Schlüssel
- Unterschriften von beiden Parteien
Und hier kommt der entscheidende Punkt: Verwende Fotos. Eine Studie der Allianz Direct zeigt: Die Wahrscheinlichkeit von Streitigkeiten sinkt um 61 Prozent, wenn du Fotos mit Zeitstempel und Lagebezeichnung hast. Mach nicht nur ein Foto vom kaputten Boden - mach eines vom ganzen Raum, damit man sieht, wo das Loch genau ist. Speichere die Bilder im Ordner „Mieterwechsel_2025_12_31_Wohnung_X“.
Die Deutsche Anwaltsakademie hat berechnet: Ein vollständig dokumentiertes Übergabeprotokoll wird in 92 Prozent der Fälle vor Gericht als Beweis akzeptiert. Eine unvollständige Dokumentation? Nur in 34 Prozent. Das ist kein Risiko - das ist Selbstmord.
Kaution: Die größte Fehlerquelle
Die Kaution ist der heißeste Punkt im Mieterwechsel. Und hier machen 48 Prozent der Vermieter denselben Fehler: Sie zahlen sie nicht innerhalb von sechs Monaten zurück. Das ist ein Verstoß gegen BGB § 568. Und das kann dich teuer kommen: Der Mieter kann Schadensersatz verlangen - bis zu 100 Euro pro Tag, wenn er die Kaution nicht bekommt.Du darfst die Kaution nur dann einbehalten, wenn du nachweisen kannst, dass Schäden durch den Mieter verursacht wurden. Und dafür brauchst du deine Checkliste und deine Fotos. Wenn du die Kaution zurückzahlen willst, schicke eine schriftliche Aufstellung: „Von 1.200 Euro Kaution werden 180 Euro für Reparatur der Wand in der Küche einbehalten. Rechnung liegt vor.“
Und: Du darfst nicht einfach „für Renovierung“ abziehen. Nur echte Schäden zählen - nicht, weil du die Wohnung modernisieren willst. Normaler Verschleiß ist dein Problem, nicht des Mieters.
Nebenkostenabrechnung: Die zweite Falle
Nach dem Auszug musst du die Nebenkostenabrechnung erstellen. Das musst du innerhalb von zwölf Monaten tun. Wenn du es nicht tust, verlierst du dein Recht auf Nachzahlung. Und wenn du zu spät bist, kann der Mieter die Rückzahlung verlangen - selbst wenn er dir noch Geld schuldet.Prüfe deine Zählerstände. Vergleiche sie mit den letzten Abrechnungen. Prüfe, ob die Heizkosten richtig verteilt wurden. Hast du die Mieter im letzten Jahr über Änderungen informiert? Wenn nicht, kann die Abrechnung ungültig sein. Die Verbraucherzentrale Berlin berichtet von einem Anstieg von 22 Prozent an Streitfällen wegen unklarer Nebenkostenabrechnungen - nur weil Vermieter die Fristen nicht einhalten oder die Unterlagen nicht ordentlich vorlegen.
Digitale Tools: Zeit sparen, Fehler vermeiden
Du musst nicht alles per Hand machen. Es gibt Apps wie „MietCheck“, „VermieterPro“ oder „Mieterwechsel-Tool“ - alle mit vorgefertigten Checklisten, Fotofunktionen und automatischen Erinnerungen. 79 Prozent der Vermieter, die solche Tools nutzen, sagen: „Ich spare 40 Prozent Zeit.“Du kannst auch digitale Übergabeprotokolle erstellen, die der Mieter direkt auf seinem Handy unterschreibt. Das ist schneller, sicherer und leichter zu archivieren. Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin hat berechnet: Digitale Dokumentation senkt die Fehlerquote um 52 Prozent.
Und wenn du dich fragst: „Ist das nicht zu viel Aufwand?“ - dann denk daran: Durchschnittlich brauchst du 7,3 Stunden für einen Mieterwechsel. Viele planen nur 2-3 Stunden ein. Das ist der Grund, warum 73 Prozent der Vermieter mehr Zeit brauchen als geplant - und 17 Tage länger Leerstand haben.
Was du nicht tun solltest
- Nicht einfach die Wohnung neu streichen, ohne zu prüfen, ob der Mieter dafür zahlen muss. Normaler Verschleiß ist dein Problem.- Nicht die Kaution zurückzahlen, ohne schriftliche Aufstellung der Abzüge.
- Nicht die Zählerstände alleine ablesen. Immer gemeinsam mit dem Mieter.
- Nicht die Wohnung ohne Übergabeprotokoll an den neuen Mieter übergeben.
- Nicht auf die Ausschreibung warten, bis der alte Mieter ausgezogen ist.
Die Zukunft: Digitalisierung und mehr Bürokratie
Seit Januar 2024 musst du im Übergabeprotokoll auch den Zustand von Energieeffizienzmaßnahmen dokumentieren - also Dämmung, Fenster, Heizung. Das ist neu. Und es wird noch mehr werden. Experten prognostizieren, dass bis 2027 die Anforderungen an die Dokumentation um weitere 30 Prozent steigen.Das ist kein Grund, aufzugeben. Es ist ein Grund, besser vorzubereiten. Wer heute eine Checkliste nutzt, hat morgen weniger Stress. Wer heute digitalisiert, hat morgen weniger Fehler. Wer heute früh anfängt, hat morgen weniger Leerstand.
Die durchschnittliche Mieterwechsel-Dauer liegt bei 14,7 Tagen. Mit einer strukturierten Checkliste kannst du das auf unter 7 Tage reduzieren. Das bedeutet: 7,7 Tage weniger Leerstand. Bei einer Kaltmiete von 800 Euro: über 2.000 Euro mehr pro Jahr.
Was passiert, wenn ich kein Übergabeprotokoll mache?
Ohne Übergabeprotokoll kannst du keine Schäden nachweisen. Der neue Mieter kann behaupten, die Wohnung sei beim Einzug schon beschädigt gewesen. Der alte Mieter kann die Kaution verlangen, obwohl er Schäden verursacht hat. In 92 Prozent der Fälle wird ein vollständig dokumentiertes Protokoll vor Gericht akzeptiert - ohne Protokoll nur in 34 Prozent.
Darf ich die Kaution einbehalten, wenn der Mieter nicht aufgeräumt hat?
Ja - aber nur, wenn du nachweisen kannst, dass die Reinigung nicht zur besenreinen Übergabe gehört. Das bedeutet: verkrustete Herdplatten, verstopfte Abflüsse, Fettflecken in der Küche, verschmutzte Fenster - das sind Schäden, die du vom Mieter verlangen kannst. Ein paar Staubflecken oder ein paar Kratzer auf dem Boden sind normaler Verschleiß - das musst du selbst tragen.
Wie lange darf ich die Kaution einbehalten?
Du darfst die Kaution maximal sechs Monate nach Übergabe der Wohnung einbehalten (BGB § 568). In dieser Zeit musst du die Nebenkostenabrechnung erstellen und gegebenenfalls Reparaturen abrechnen. Danach musst du den Rest zurückerstatten - sonst kann der Mieter Schadensersatz verlangen.
Kann ich den Mieter zur Renovierung zwingen?
Nein. Du kannst ihn nur auffordern, Schäden zu beseitigen, die über normale Abnutzung hinausgehen. Wenn der Boden nach zehn Jahren abgenutzt ist, musst du ihn erneuern - nicht der Mieter. Wenn er ein Loch in die Wand gebohrt hat, dann kann er es reparieren. Es geht nicht um Schönheit - es geht um den ursprünglichen Zustand.
Was mache ich, wenn der Mieter die Wohnung nicht verlässt?
Wenn der Mieter nach Ablauf der Kündigungsfrist nicht auszieht, musst du eine Räumungsklage einreichen. Das geht nicht ohne Anwalt. Du darfst nicht einfach das Schloss wechseln oder die Möbel wegräumen - das ist strafbar. Wende dich an einen Fachanwalt für Mietrecht. Du hast rechtliche Ansprüche - aber nur, wenn du sie richtig einbringst.
Was du jetzt tun kannst
1. Erstelle deine eigene Checkliste - basierend auf den Punkten oben. Nutze eine Tabelle mit Spalten: Raum, Zustand, Foto, Bemerkung.2. Speichere deine Fotos mit Datum und Raumname - nicht nur „Bild1.jpg“.
3. Starte die Ausschreibung sechs Wochen vor Auszug - nicht danach.
4. Verwende eine digitale App - auch wenn du nur eine einfache hast. Sie erinnert dich an Fristen und speichert alles an einem Ort.
5. Setze die Vorabnahme um - auch wenn der Mieter widerspricht. Es ist dein Recht und dein Schutz.
Ein gut organisierter Mieterwechsel ist kein Aufwand - er ist eine Investition. In deine Ruhe. In dein Geld. In deine Zukunft als Vermieter.