Gemeinschaftseigentum bei WEG-Besichtigung: So sehen Sie Protokolle und Unterlagen ein

Wenn Sie eine Eigentumswohnung in Deutschland besitzen, dann gehören Sie automatisch einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) an. Das klingt erst mal nach Bürokratie - doch hinter diesem System steckt ein wichtiges Recht: das Einsichtsrecht. Sie dürfen alle Unterlagen einsehen, die die Gemeinschaft verwaltet. Das ist kein Gefallen, den der Verwalter Ihnen tut. Das ist Ihr gesetzliches Recht. Und es ist besonders wichtig, wenn Sie vor einer Eigentümerversammlung wissen wollen, was wirklich los ist - oder wenn Sie denken, dass etwas mit den Geldern nicht stimmt.

Was genau dürfen Sie einsehen?

Sie dürfen nicht nur die Jahresabrechnung oder den Wirtschaftsplan einsehen. Sie haben Anspruch auf alle Dokumente, die die Verwaltung der Gemeinschaft betreffen. Das sind nicht nur die offiziellen Protokolle der Eigentümerversammlungen, sondern auch die der Beiräte. Ja, richtig gelesen: Beiratsprotokolle gehören dazu. Ein Urteil des Landgerichts Frankfurt vom Januar 2025 hat das klar bestätigt. Diese Protokolle sind keine privaten Notizen - sie sind Teil der Verwaltungsunterlagen. Wenn der Verwalter Ihnen die Einsicht verweigert, handelt er rechtswidrig.

Dazu gehören auch:

• Die aktuelle Hausordnung
• Die Aufteilungs- und Teilungsurkunde
• Alle Beschlüsse der Eigentümerversammlungen mit Anwesenheitslisten
• Verträge mit Handwerkern, Versicherungen oder Energieversorgern
• Energieausweise und Baupläne von Heizung, Wasser oder Stromleitungen
• Die Eigentümerliste mit Namen, Anschriften und E-Mail-Adressen
• Kontoauszüge, Rechnungsbelege und Nachweise für Hausgeldrückstände
• Abnahmeprotokolle und Schließpläne für die Sicherheitsanlage

Das ist kein kleiner Stapel Papier. Das ist die gesamte Buchhaltung und Verwaltung Ihres Gebäudes. Und Sie haben das Recht, alles zu prüfen - ohne Angabe eines Grundes. Sie müssen nicht erklären, warum Sie es brauchen. Sie brauchen nur zu fragen.

Wie funktioniert die Einsichtnahme praktisch?

Sie schreiben eine kurze E-Mail oder ein Schreiben an den Verwalter. Kein Formular, kein komplizierter Antrag. Einfach sagen: „Ich beantrage gemäß § 18 Abs. 4 WEG die Einsichtnahme in alle Verwaltungsunterlagen der WEG.“

Der Verwalter muss innerhalb von zwei Wochen antworten. Normalerweise wird er einen Termin vereinbaren - meist in seinen Bürozeiten. Die Einsichtnahme findet nicht bei Ihnen zu Hause statt, sondern bei ihm. Sie dürfen die Unterlagen nicht einfach mitnehmen, sondern nur einsehen. Kopien machen? Nur, wenn es in der Gemeinschaftsordnung steht oder wenn die Gemeinschaft es beschlossen hat. Sonst zahlen Sie die Kopierkosten selbst.

Wichtig: Der Verwalter kann sich nicht damit herausreden, dass die Unterlagen beim Steuerberater oder beim Beirat liegen. Er muss sie für Sie bereithalten. Wenn er das nicht tut, können Sie Klage erheben. Aber nicht gegen ihn. Gegen die WEG selbst. Das ist ein häufiger Irrtum. Das Gericht, das zuständig ist, liegt in der Gemeinde, wo das Gebäude steht. Die Kosten dafür liegen zwischen 350 und 750 Euro - aber wenn Sie gewinnen, trägt die Gemeinschaft die Kosten.

Was ist mit Datenschutz?

Sie fragen sich vielleicht: „Was ist mit den Daten der anderen Eigentümer?“ Gute Frage. Der Verwalter muss personenbezogene Daten, die nichts mit der Gemeinschaft zu tun haben, schwarzieren - zum Beispiel private Telefonnummern oder Gesundheitsdaten. Aber: Namen, Adressen und E-Mail-Adressen dürfen Sie einsehen. Warum? Weil Sie als Miteigentümer mit diesen Leuten kommunizieren müssen - etwa über Reparaturen, Versammlungen oder Hausordnungsfragen.

Und wer Schulden hat? Auch das dürfen Sie sehen. Wenn jemand seit Monaten kein Hausgeld zahlt, ist das ein finanzielles Risiko für alle. Das ist kein Privatleben, das ist Gemeinschaftsfinanzierung. Die Rechtsprechung ist hier eindeutig: Finanzielle Transparenz hat Vorrang vor anonymen Daten.

Warum ist das so wichtig?

Viele Eigentümer sehen sich die Unterlagen nur einmal im Jahr an - vor der Versammlung. Das ist zu wenig. Wenn Sie nicht wissen, was in den letzten Monaten beschlossen wurde, was für Verträge abgeschlossen wurden oder wie viel Geld in der Instandhaltungsrücklage ist, dann stimmen Sie im Blindenflug. Und das ist gefährlich.

Ein Beispiel aus Freiburg: Ein Eigentümer entdeckte durch die Einsicht in die Protokolle, dass der Verwalter einen Auftrag für die Dachsanierung ohne Beschluss vergeben hatte. Die Kosten lagen bei über 40.000 Euro. Ohne Einsicht hätte er nie davon erfahren. Er hat Klage eingereicht - und der Beschluss wurde für nichtig erklärt. Das hat ihm und den anderen Eigentümern zehntausende Euro erspart.

Studien zeigen: 68 % der Eigentümer in Deutschland sehen mindestens einmal im Jahr die Unterlagen ein. Fast die Hälfte tut das vor jeder Versammlung. Die häufigsten Gründe? Die Jahresabrechnung prüfen (87 %), die Instandhaltungsrücklage kontrollieren (77 %) und sich auf die Versammlung vorbereiten (64 %). Wer das nicht macht, gibt die Kontrolle über sein Eigentum ab.

Was ändert sich bald?

Die Digitalisierung kommt. Laut einer Umfrage vom März 2025 nutzen schon 43 % der Verwaltungen digitale Plattformen, über die Eigentümer die Unterlagen einsehen können. Das ist praktisch - aber nicht immer sicher. Einige Plattformen haben schwache Passwörter oder keine Verschlüsselung. Experten warnen: Digitale Einsicht ist kein Ersatz für das Recht, die Originalunterlagen persönlich einzusehen. Sie ist nur eine Ergänzung.

Die Bundesregierung plant mit dem 3. WEG-Modernisierungsgesetz, die digitale Bereitstellung verpflichtend zu machen. Das klingt gut - aber es könnte auch zu mehr Problemen führen, wenn nicht alle Eigentümer mit Technik umgehen können. Die Lösung? Beides: digitale Zugänge für die, die sie wollen - und die Möglichkeit zur physischen Einsicht für alle.

Was tun, wenn Ihnen die Einsicht verweigert wird?

Wenn der Verwalter Ihnen die Unterlagen nicht zeigt, schreiben Sie eine erneute Anfrage - mit Verweis auf § 18 Abs. 4 WEG. Wenn er auch dann nein sagt, dann holen Sie sich einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht. Die meisten Anwälte bieten eine kostenlose Erstberatung an. Sie können dann eine Klage einreichen. Die Chancen stehen gut: In über 90 % der Fälle gewinnen Eigentümer solche Klagen, weil das Gesetz eindeutig ist.

Und denken Sie daran: Es geht nicht nur um Geld. Es geht um Vertrauen. Eine WEG funktioniert nur, wenn alle wissen, was läuft. Wenn Sie die Unterlagen einsehen, tun Sie nicht nur Ihr Recht - Sie stärken die Gemeinschaft.